Перед тем, как воспользоваться той или иной статьей, обязательно проконсультируйтесь с квалифицированным юристом.

Деловое письмо: образцы, реквизиты и правила оформления

Нормативная база

«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 №2004-ст) Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)

«ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 №1185-ст)

Документооборот: основные понятия

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  • входящий (поступающий в организацию);
  • исходящий (направленный из организации);
  • внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Новые реквизиты

Росстандарт перетасовал реквизиты, сохранив общее количество. Из ГОСТа исчезли код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), идентификатор электронной копии документа.

Несколько реквизитов объединены в один. Так, например, в один реквизит вошли «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ», и в этот же реквизит включены официальные символы органов местного самоуправления. На документе должен быть размещен только один герб — субъекта РФ или органа власти, который является автором документа. При этом указано точное место расположения герба — посередине верхнего поля, над реквизитами документов, расстояние от верхнего края листа — 10 мм.

Росстандарт предложил четыре новых реквизита. Два из них — «Наименование структурного подразделения» (п. 5.6ГОСТ Р 7.0.97–2016) и «Наименование должности лица» (п. 5.7) — на практике используются организациями давно: в документах подразделения (отдела кадров) или от имени определенного сотрудника, но в старом ГОСТе они не выделялись. Название отдела и наименование должности должны соответствовать утвержденной структуре организации и штатному расписанию. Реквизиты указываются сразу под наименованием организации.

«Гриф ограничения доступа к документу»(п. 5.14) должен стоять в правом верхнем углу первого листа документа, проекта документа или сопроводительного письма к нему. Он может содержать в себе тип ограничения, например «Коммерческая тайна» или «Персональные данные», а также при необходимости номер экземпляра или иную информацию о порядке хранения и пользования документом.

Используемые грифы ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ, а кроме того, все грифы надо закрепить в локальных нормативных актах.

При этом надо учитывать, что для отдельных видов документов законодательство выдвигает дополнительные требования — например, для тех, что связаны с персональными данными сотрудников.

«Отметка об электронной подписи» (п. 5.23). Реквизит разработан специально для электронного формата документов. Впервые речь об отметке зашла в Приказе Минкомсвязи России № 186 и ФСО России № 258 от 27.05.2015. Сейчас требование окончательно закреплено госстандартом и подразумевает постановку специальной отметки на том месте, где в бумажной версии ставится ручная подпись.

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

  • прием и первичная обработка;
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем;
  • регистрация;
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.

Для исходящих:

  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • отправка.

Для внутренних:

  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.

Для всех:

  • учет и анализ объемов документооборота;
  • хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

polozheniye o dokumentooborote 12 Деловое письмо: образцы, реквизиты и правила оформления

Виды инструкций по делопроизводству

Примерная инструкция разрабатывается государственными ведомствами для организаций определенной отрасли и устанавливает для них требования к порядку работы с документами. На ее основе организации формируют свои индивидуальные инструкции.

Типовая инструкция по делопроизводству составляется государственными ведомствами для однородных по характеру деятельности субъектов хозяйствования и используется ими в качестве обязательного нормативного акта.

Индивидуальная инструкция разрабатывается непосредственно организациями с учетом требований, изложенных в типовых и примерных инструкциях.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать такой нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

  • Сбор и анализ информации — производится на основе опроса руководителей подразделений и нормативно-методической документации.
  • Подготовка текста.
  • Согласование с заинтересованными сотрудниками — фиксируется путем составления листа согласования.
  • Утверждение.
  • Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Примерная инструкция по делопроизводству: общие требования к ведению документации в делопроизводстве госорганизациях

Согласно Инструкции необходимо вести по единым правилам документирование управленческой деятельности в организации, документооборот, контроль за исполнением документов. Здесь прописаны требования к организации работы с документами. Инструкция определяет то, как формируется документальный фонд организации и доступ к нему. Особые требования касаются того, как должны изготавливаться, учитываться, использоваться и храниться печати, штампы, бланки документов, носители электронной подписи.

Для документации, которая содержит тайну или персональные данные, необходимо разрабатывать локальные акты, которые утверждаются руководителем организации. На основе примерной инструкции в государственных организациях должны разработать индивидуальные инструкции по делопроизводству.

Некоторые правила документоведения в инструкции по делопроизводству

Всю работу с документацией должна вести Служба делопроизводства. Она действует на основании Положения, которое утверждает руководитель организации. Работа с документацией лежит на делопроизводителях, действующих согласно должностной инструкции. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации и организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

Особенности подготовки и утверждения инструкции по делопроизводству

Назначение такой инструкции — оптимизировать алгоритм работы с документами в организации, как бюджетной, так и коммерческой. Инструкция должна носить обязательный характер, быть согласованной со всеми заинтересованными лицами, а также не должна ухудшать положения персонала компании.

Создание документа осуществляется в несколько этапов:

  1. Подготовка к написанию текста, консультации с руководителями отделов, изучение методических материалов.
  2. Написание текста инструкции.
  3. Согласование с определенными работниками. Для этого используют специальный журнал ознакомления либо работники расписываются на подготовленном для этого бланке.
  4. Утверждение документа приказом руководства.
  5. Введение его в работу.

После издания приказа инструкция начинает действовать. Надо сказать, что все мероприятия для введения новой инструкции проводятся заранее, то есть до утверждения готовят новые бланки, настраивают программное обеспечение, обучают персонал работе по новым нормам. Если необходимо, то в должностные инструкции работников вносят все требуемые изменения.

Сотрудники до издания приказа должны в тестовом режиме работать с новыми формами, базами данных, СЭД и т.д. Руководители отделов должны получить электронные подписи. То есть к дате утверждения инструкции все должно быть готово.

Составляем приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Законодательно закрепленной формы такого приказа не существует, поэтому руководство организации может сформировать ее по своему усмотрению, используя выработанные практикой нормы.

Что нужно указать в приказе:

  • Полное и краткое название компании.
  • Наименование документа (приказ).
  • Номер приказа.
  • Место и дату составления приказа.
  • Суть приказа («Об утверждении инструкции по делопроизводству»).
  • Текст. Здесь нужно аргументировать необходимость составления и издания приказа. Указать на внедрение новой инструкции по делопроизводству, на то, кто должен ознакомить с ней необходимых работников, кто отвечает за контроль над исполнением приказа. Как правило, это сам руководитель компании, если она небольшая.
  • Подписи упомянутых в приказе работников.

К приказу нужно приложить саму инструкцию. Ее нужно будет хранить вместе с ним.

Подписанный руководителем документ регистрируют в журнале приказов. Его копии и саму инструкцию передают ответственным работникам.

Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер» (ООО «Юпитер»)

Приказ № 45

г. Ижевск

«12» августа 2020 года

Об утверждении инструкции по делопроизводству

В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства в ООО «Юпитер» приказываю:

  1. Утвердить инструкцию по делопроизводству, прилагаемую к настоящему приказу.
  2. Руководителям структурных подразделений ознакомить всех сотрудников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с ее нормами. Срок исполнения — до «19» августа 2020 года.
  3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Приложение: инструкция по делопроизводству на 65 л. в 1 экз.

Генеральный директор Соколов / П. А. Соколов

Классификация документов в делопроизводстве

Все бумаги в делопроизводстве классифицируются в зависимости от их назначения:

  • организационно-распорядительные (уставы, решения, приказы по основной деятельности);
  • справочно-информационные (справки, телеграммы);
  • по личному составу (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления).

Отдельное внимание следует уделить регистрации входящих документов в делопроизводстве.

Для регистрации входящего письма вверху бланка, справа или слева ставится порядковый номер и дата приема. Выглядит это так: «Вх. № 152 от 02.02.2017». Затем в журнале регистрации входящих писем записывается этот номер, информация: от кого и кому адресовано письмо, о чем оно, а также кому письмо передано в работу после визирования его руководителем. Оригиналы и копии писем подшиваются в соответствующие папки. Таким же образом регистрируются исходящие письма (пример: «Исх. № 152 от 29.05.2017») и другая документация.

Регистрация входящих документов в делопроизводстве позволяет быстро найти в журнале (или электронной таблице) нужный документ и определить ответственное за его исполнение лицо.

Сроки исполнения документов в делопроизводстве

Стандартный срок исполнения документа составляет 30 календарных дней, которые отсчитываются с даты принятия входящего либо с даты подписания исходящего документа.

ВАЖНО! Нужно учитывать, что выходные и праздничные дни также входят в этот срок!

Деловые бумаги могут иметь и индивидуальный срок исполнения. В таком случае на бланке стоит отметка с указанием конкретной даты или же он может быть указан в самом тексте.

Существуют и сроки, устанавливаемые нормативно-правовыми актами.

Если срок исполнения соблюсти не удается, необходимо написать служебную записку руководителю с просьбой о продлении сроков исполнения для внутренней документации или ходатайство с той же просьбой в организацию контрагента с изложением причин задержки сроков.

Не так сложно наладить в организации делопроизводство, образцы документов в этом помогут. Главное — соблюдать соответствие документации принятым стандартам, а также оперативно следить за изменениями в законодательстве РФ.

Разновидности деловых писем

Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

  • По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
  • По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
  • По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
  • По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
  • По форме. Могут быть электронными и обычными.
  • По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
  • По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

Общие требования к письмам

При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

  1. Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
  2. Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
  3. Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
  4. Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
  5. Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

  1. Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
  2. Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
  3. Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
  4. Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

  • Цвет бумаги: белый.
  • Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
  • Дата оформления письма – это дата его подписания.
  • Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
  • Адресат – это организация, подразделение или человек.
  • В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
  • Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
  • Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

Правила оформления

Правила оформления деловых писем были закреплены в специальном стандарте – ГОСТ Р 7.0.97-2016, однако документ носит рекомендательный характер и распространяется не на все их виды. Документ состоит из двух частей: служебной и информационной.

Служебная часть включает такие обязательные компоненты:

  • приветствие;
  • официальное обращение к получателю;
  • лид-абзац;
  • стандартную фразу в заключении («форму вежливости»);
  • подпись отправителя;
  • постскриптум.

В приветствии разрешено обращаться к адресату обезличенно (например, по должности), по ФИО или одновременно к коллективу получателей (акционерам, инвесторам и т. д.).

Лид-абзац состоит из одного предложения (редко – из двух). Он составляется для того, чтобы сразу ввести читателя в курс дела.

Желательно начать с благодарственной конструкции, и сразу объяснить мотивы написания, подготовив подводку к основной части.

Затем следует информационная часть, которая содержит главный смысловой отрывок делового письма.

После благодарности за прочтение и прощания можно оставить постскриптум, если в этом есть необходимость.

Обязательные реквизиты

ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит около 30 реквизитов, но не все они являются обязательными для применения.

В первую очередь? нужно учитывать форму написания письма: при оформлении в бумажном варианте текст должен быть написан или набран на листе А4 или фирменном бланке организации. При использовать электронного формата разрешено опустить часть реквизитов.

Для организации пересылки необходимы следующие реквизиты:

  • полное название компании;
  • физический и юридический адреса (с почтовыми индексами);
  • номер телефона, факс и иная контактная информация;
  • коды КПП и ИНН;
  • банковские реквизиты;
  • логотип, штамп и иные элементы корпоративного стиля (если его использование предусмотрено уставом компании);
  • дата написания и номер.

ФИО и продублированные контактные данные отправителя должны указываться в конце документа. Там же при необходимости стоит размещать печать организации.

Для отчетности обеих контрагентов в начале письма нужно указывать его порядковый номер (заполняется отправителем).

Расположение реквизитов тоже подчиняется правилам:

  • Адрес и наименование документа («письмо») должны быть расположены по центру.
  • Ниже на правой стороне указывается ФИО отправителя и название организации и сведения об адресанте.
  • В верхнем левом углу пишется номер документа.

Примечательно, что номер письма адресант должен заносить в журнал учета исходящих документов, а адресат – в журнал о входящей документации.

Источники
  • https://liga-lift.ru/otvetstvennost/instrukciya-po-vedeniyu-deloproizvodstva.html
  • https://ZonaPravosudia.ru/otvetstvennost/instrukciya-po-dokumentooborotu.html
  • https://ppt.ru/forms/deloproizvostvo/prikaz-na-dp
  • https://www.snta.ru/press-center/edinye-pravila-deloproizvodstva-budut-vvedeny-v-gosudarstvennykh-organizatsiyakh/
  • https://assistentus.ru/forma/prikaz-ob-utverzhdenii-instrukcii-po-deloproizvodstvu/
  • https://clubtk.ru/pravila-oformleniya-dokumentov-v-deloproizvodstve
  • https://assistentus.ru/forma/pismo/
  • https://dokuform.ru/dokumenty/delovoe-pismo.html

Игорь Николаевич
Игорь Николаевич
Используйте поиск на сайте, есть ответ почти на любой ваш вопрос
Задать вопрос

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Онлайн консультация юриста на сайте spravka2.ru
Adblock
detector