Перед тем, как воспользоваться той или иной статьей, обязательно проконсультируйтесь с квалифицированным юристом. На сайте могут быть статьи 18+.

Как вести учет топливных карт

Содержание
  1. Стоимость или объем
  2. Принятие к учету и списание бензина в течение месяца
  3. Налоговый учет затрат на топливо
  4. Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете
  5. Учет топливных карт на предприятии
  6. Предприятиями на ОСНО
  7. Порядок осуществления расчетов
  8. Налогообложение расходов на топливо
  9. Учет ГСМ по топливным картам
  10. Лимитированная карта
  11. Бухгалтерский учет выдачи карт
  12. Как получить топливную карту?
  13. ПРИМЕР 2
  14. Типичные ошибки
  15. Разновидности и вариации безналичных расчетов за ГСМ
  16. Использование ведомостей и учетные действия
  17. Особенности отпуска продуктов по талонам
  18. Топливные смарт-карты и достоинства их применения
  19. Бухгалтерские проводки на примере
  20. Что такое топливная карта?
  21. Налоговый учет
  22. Бухгалтерский учет и проводки покупки и списания ГСМ по топливным картам
  23. Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить
  24. Образец акта приема-передачи
  25. Акт на списание топливных карт: образец
  26. Нелимитированная карта
  27. Причины остановки операции
  28. Учет ГСМ по топливным картам: что такое топливная карта?
  29. Виды топливных карт
  30. Случаи, когда изготовление топливной карты оплачивается отдельно
  31. Расчет количества топлива
  32. Учет топливных карт в бухгалтерском учете
  33. Пример учета ГСМ по топливной карте
  34. Организациями на ОСНО/ЕНВД
  35. Налоговый учет затрат на покупку топливной карты
  36. Налогообложение расходов на приобретение карты
  37. Документальное сопровождение
  38. Вопросы и ответы
  39. Источники

[no_toc]

Когда организация использует для учета отпуска ГСМ топливные карты, важно правильно вести их бухгалтерский и налоговый учет и знать о типовых проводках. Узнайте, как вести бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам: ведомости, талоны, смарт-карты. Каковы аспекты учета?

Содержание

Стоимость или объем

В топливной карте с суточным (или месячным) лимитом указывается объем приобретенного топлива в литрах (а не стоимость), что позволяет держателю карты заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, оговоренного в заявке организации-покупателя.

В связи с этим рекомендуем разработать и утвердить в приказе по бухгалтерской учетной политике образец специальной формы “Отчет держателя смарт-карты”. За основу можно принять, например, форму авансового отчета, дополнив ее необходимыми количественными реквизитами, связанными со спецификой обращения карты, не являющейся платежным средством.

Данные ежемесячного отчета (реестра) процессингового центра о движении топлива по отдельно взятой карте (или по всем картам — в зависимости от того, какой отчет представляется в соответствии с условиями договора) необходимо сопоставлять с данными отчетов держателей смарт-карты и приложенными к ним чеками терминалов АЗС. В целях облегчения контроля организации за приобретением нефтепродуктов целесообразно в приложении к приказу по бухгалтерской учетной политике определить порядок и сроки представления специального отчета держателя смарт-карты.

Принятие к учету и списание бензина в течение месяца

Принятие к учету и списание бензина в течение месяца

В соответствии с данным способом бензин принимается на учет по мере заправки на основании отчетов держателей карт и чеков терминалов АЗС по принятым в организации учетным ценам. Такой порядок учета основан на правилах бухгалтерского учета неотфактурованных поставок, установленных в пунктах 36—41 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от № 119н.

В пункте 37 названного документа сказано, что неотфактурованные поставки принимаются на склад с составлением акта о приемке материалов (форма № М-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от № 71а). При необходимости после получения документов от процессинговой или топливной компании цена корректируется (если учетные цены отличаются от цен, которые установлены в прайс-листе на дату выставления счета).

Израсходованный бензин списывается на затраты в порядке, рассмотренном ранее, на основании путевых листов. Данный порядок учета, а также регулярность составления отчетов держателей смарт-карт и путевых листов должны быть зафиксированы в бухгалтерской учетной политике организации-покупателя.

Применительно к рассматриваемой ситуации принять к вычету НДС со стоимости фактически полученного бензина можно только после выставления процессинговой или топливной компанией счета-фактуры.

Отметим, что оба рассмотренных порядка принятия к учету и последующего списания на затраты бензина, приобретенного по смарт-картам, не упрощают жизнь главного бухгалтера.

Как показывает практика, в первом случае (при учете один раз в месяц) очень сложно добиться от процессинговых или топливных компаний своевременного представления всех необходимых первичных учетных документов.

Во втором случае (при учете в течение месяца) могут возникнуть дополнительные трудозатраты, связанные с необходимостью корректировки цен.

По мнению автора, организациям — покупателям бензина по смарт-картам следует выработать собственную профессиональную позицию по рассмотренной проблеме, руководствуясь требованиями рациональности ведения бухгалтерского учета и осмотрительности в соответствии с нормами пункта 7 ПБУ 1/98.

Налоговый учет затрат на топливо

Идея установления транспортного налога, сумма которого учитывалась бы в стоимости топлива, появилась в 2010 году. Данный вид налога относится к региональным, а потому власти на местах вправе самостоятельно утверждать:

  • правила его расчета;
  • показатель мощности машины для расчета суммы налога по определенной ставке;
  • размер ставки налога.

На сегодняшний день налог на топливо относится к транспортным налогам, и его сумма напрямую зависит от показателя мощности транспортного средства.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.

Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.

Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.

В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.

Учет топливных карт на предприятии

Фото 2

При приобретении организацией смарт-карты ее стоимость следует отразить в бухгалтерском учете на предприятии в составе материально-производственных запасов в качестве прочих материалов на счете 10 “Материалы” субсчет 10-6 “Прочие материалы”. Основанием будет служить товарная накладная или акт приема-передачи смарт-карты (на дату ее получения).

Согласно пункту 6 ПБУ 5/01 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Она равна сумме фактических затрат организации на приобретение МПЗ, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов. В рассматриваемой ситуации фактическим расходом на приобретение смарт-карт признается сумма, уплаченная по договору процессинговой или топливной компании, без учета НДС.

Поскольку приобретение смарт-карт неразрывно связано с покупкой бензина (сами по себе они не используются в деятельности организации-покупателя), в конце месяца стоимость смарт-карт нужно включить в стоимость приобретенного топлива.

Для целей налогообложения прибыли стоимость топливной карты учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Сумма налога на добавленную стоимость, предъявленная продавцом карты организации-покупателю, принимается к вычету на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ) и при соблюдении условий, которые установлены в пункте 2 статьи 171 Налогового кодекса.

Предприятиями на ОСНО

Затраты на ГСМ включаются в состав:

  • Материальных расходов (когда оказываются автотранспортные услуги). Списываются с учетом метода оценки материалов, принятого в компании;
  • Прочих затрат на производство и продажи (когда транспорт эксплуатируется для нужд компании). Списываются по фактической стоимости покупки (без НДС).

С целью расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по цене приобретения без учета НДС, если он включен в стоимость и выделен в расчетном документе отдельной строкой. НДС принимается к вычету по счет-фактуре. Стоимость ГСМ включается в затраты на день принятия к учету путевого листа или по мере продажи товаров/работ/услуг, в себестоимость которых ГСМ включены, если затраты на ГСМ признаны прямыми.

Когда путевые листы проведены по учету (должны быть чеки с АЗС), стоимость истраченного топлива включается в состав затрат, которые снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Указанный порядок списания ГСМ применяется в фирмах, рассчитывающих налог кассовым методом и методом начисления, поскольку при применении топливной карты ко времени фактической выдачи топлива деньги за него уже уплачены.

Порядок осуществления расчетов

Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления организацией-покупателем на счет поставщика стопроцентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета. Предоплата может осуществляться покупателем самостоятельно либо на основании счетов, выставляемых по запросу покупателя на сумму предоплаты, рассчитанной исходя из лимита.

В ряде случаев покупатель отдельно оплачивает стоимость многоразовых литровых топливных карт с суточным (или месячным) лимитом.

Количество передаваемых нефтепродуктов определяется исходя из суммы денежных средств на лицевом счете организации-покупателя. Предельно допустимый остаток денежных средств на лицевом счете покупателя определяется в соответствии с условиями заключенного договора (например, из расчета потребления нефтепродуктов в течение трех суток). При достижении суммы остатка (количества литров) на лицевом счете организации-покупателя по какой-либо марке топлива значения сигнального порога (его определяет поставщик) поставщик предупреждает покупателя о необходимости сделать заказ на топливо.

Налогообложение расходов на топливо

Затраты на ГСМ относятся к расходам по обычным видам деятельности. Чтобы суммы, затраченные на покупку топлива, уменьшали налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, необходимо:

  • обосновать расходы (затраты должны находиться в рамках норм),
  • представить документы, подтверждающие затраты,
  • доказать, что топливо покупалось с целью извлечения дохода.

Учет ГСМ по топливным картам

Данный материал поможет вам разобраться в том, как происходит учет ГСМ по топливным картам, какие существуют особенности, приведем пример учета и расчета количества топлива на ОСНО/ЕНВД. Расскажем, какие наиболее распространенные ошибки и ответим на самые частые вопросы.

Ранее и физические, и юридические лица пользовались специальными топливными талонами — это было удобно и позволяло контролировать расходы топлива. Талоны имели ряд особенностей:

  • они отличались определенным лимитом топлива;
  • при заправке автомобиля совершалась минусовка литров бензина;
  • на них отражался неиспользованный остаток топлива.

На сегодняшний день талонами пользуются для одноразовой заправки машины, а распространение получили топливные карты.

Фото 2

Лимитированная карта

Лимитированная топливная карта — это карта, на которой устанавливается единый суточный или месячный лимит (количество литров).

По лимитированной карте покупатель получает топливо разных видов, общее количество которого за сутки или за месяц не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущие дни. Для изменения суточных или месячных лимитов на лимитированных картах необходимо переформатировать карту на основе заявки установленного образца, передаваемой в офис поставщика топлива. В заявке покупатель указывает величины новых лимитов. Например, лимит — 30 л бензина марки Аи-98 в сутки. В этом случае держатель карты может израсходовать за сутки (с до ) не более 30 л единовременно или за несколько заправок. При этом оплаченный объем топлива уменьшается на сумму заправленных литров. Каждое начало суток дает возможность заправки бензином установленного лимита в полном объеме.

Бухгалтерский учет выдачи карт

Ни на каком бухгалтерском счете выдача топливной карты сотруднику не отображается, и никаких проводок не осуществляется, поскольку денежные средства фактически не выдаются.

Однако выдача карт фиксируется в журнале, форма которого должна утверждаться руководством компании и содержать следующие графы:

  • Модель и гос. номер транспорта, на который оформлялась карта, и которым пользуется работник предприятия по приказу начальства;
  • ФИО водителя, его личная подпись;
  • Дата выдачи топливной карты водителю;
  • Дата, на которую карта должна быть возвращена.

Как получить топливную карту?

Этапы оформления карты:

  • Зарегистрировать электронный кошелек в нефтяной компании.
  • Создать личный кабинет.
  • Определиться с параметрами договора:
  1. установить лимит на количество топлива;
  2. закрепить карту за конкретным автомобилем (по номеру авто – так в случае воровства карты мошенник не сможет ею воспользоваться);
  3. выбрать марку бензина.
  • Пополнить счет (банковский перевод, оплата на расчетный счет).

ПРИМЕР 2

ПРИМЕР 2

Воспользуемся условием примера 1.

  • ООО “Аурика” заключило договор с топливной компанией ЗАО “Петрол Плюс” на приобретение бензина марок Аи-98 и Аи-95 с применением смарт-карт.
  • Согласно выставленному ЗАО “Петрол Плюс” счету 12 августа 2008 года была перечислена сумма 38 540 руб. (включая НДС 5879 руб.) в качестве предоплаты за бензин марки Аи-98 объемом 1000 л по цене 26,2 руб. за  литр (включая НДС 4 руб.) и марки Аи-95 объемом 500 л по цене 24,68 руб. за литр (включая НДС 3,76 руб.).
  • Стоимость изготовления двух смарт-карт в сумме 590 руб. (включая НДС 90 руб.) была оплачена 14 августа 2008 года. Смарт-карты в количестве двух штук получены по акту приема-передачи от .

Предположим, в течение месяца весь бензин был получен и израсходован. ЗАО “Петрол Плюс” своевременно представило товарную накладную на отгрузку бензина на сумму предоплаты, счет-фактуру и реестр о движении топлива за август. Документы датированы 31 августа 2008 года.

Информация реестра о движении топлива от ЗАО “Петрол Плюс” и сведения из отчетов двух держателей смарт-карт совпадают.

Исходя из бухгалтерской учетной политики ООО “Аурика” на 2008 год, в организации:

  • бензин, приобретенный по смарт-картам, принимается к учету и списывается один раз в месяц;
  • путевой лист по форме, разработанной самостоятельно, составляется ежемесячно и представляется в бухгалтерию в последний календарный день отчетного месяца;
  • отчет держателей смарт-карт по форме, разработанной самостоятельно, составляется ежемесячно и представляется в бухгалтерию в последний календарный день отчетного месяца.

В бухгалтерском учете ООО “Аурика” были сделаны следующие записи:

12 августа 2008 года

ДЕБЕТ 60 субсчет “Авансы выданные” КРЕДИТ 51

— 38 540 руб. — перечислена предоплата за бензин на основании счета ЗАО “Петрол Плюс”;

14 августа 2008 года

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

— 590 руб. — перечислена оплата за две смарт-карты на основании счета ЗАО “Петрол Плюс”;

ДЕБЕТ 10-6 КРЕДИТ 60

— 500 руб. — приняты к учету две смарт-карты на основании товарной накладной;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

— 90 руб. — учтен НДС, предъявленный по двум смарт-картам;

ДЕБЕТ 68 субсчет “Расчеты по НДС” КРЕДИТ 19

— 90 руб. — принята к вычету сумма НДС по двум смарт-картам на основании счета-фактуры ЗАО “Петрол Плюс” (соблюдены требования пункта 2 статьи 171 и пункта 1 статьи 172 НК РФ);

31 августа 2008 года

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 60

— 32 661 руб. (38 540 руб. – 5879 руб.) — принят к учету полученный за август бензин, приобретенный по двум смарт-картам на основании товарной накладной ЗАО “Петрол Плюс”, реестра о движении топлива за август от ЗАО “Петрол Плюс” и двух отчетов держателей смарт-карт;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

— 5879 руб. — учтен НДС со стоимости полученного бензина;

ДЕБЕТ 68 субсчет “Расчеты по НДС” КРЕДИТ 19

— 5879 руб. — принята к вычету сумма НДС со стоимости фактически полученного за август бензина на основании счета-фактуры ЗАО “Петрол Плюс” (соблюдены требования пункта 2 статьи 171 и пункта 1 статьи 172 НК РФ);

ДЕБЕТ 60 субсчет “Расчеты с ЗАО “Петрол Плюс”” КРЕДИТ 60 субсчет “Авансы выданные”

— 38 540 руб. — зачтена предоплата за бензин на основании акта сверки расчетов с ЗАО “Петрол Плюс”;

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 10-6 “Прочие материалы”

— 500 руб. — стоимость двух смарт-карт включена в стоимость бензина;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10-3

— 33 161 руб. (32 661 руб. + 500 руб.) — признаны в составе общехозяйственных расходов стоимость израсходованного за август бензина и стоимость изготовления двух смарт-карт (на основании путевых листов двух водителей за август 2008 года).

Типичные ошибки

Фото 4

Ошибка № 1: Бухгалтер использовал счет 71 для учета выдачи топливной карты на руки водителю.

Комментарий: Когда сотруднику предприятия выдается топливная карта, фактически денежные средства ему не передаются, а значит в бухгалтерском учете отражать выдачу карты не требуется.

Ошибка № 2: Бухгалтер не отразил топливные карты на забалансовом счете на том основании, что они были выданы бесплатно.

Комментарий: Когда за изготовление топливной карты не требуется оплата, карты отображаются на забалансовом счете 006 “Бланки строгой отчетности” по условной цене (1 карта = 1 рубль).

Разновидности и вариации безналичных расчетов за ГСМ

В настоящее время, если рассматривать строго безналичные расчеты за топливные ресурсы, можно выделить несколько наиболее популярных направлений:

  • специальные ведомости;
  • учетные талоны;
  • пластиковые топливные карты.

Рассматриваемые нормативы имеют место быть в п. 10 Правил 1442, согласно которым осуществляется расчет за реализованные продукты нефти.

Использование ведомостей и учетные действия

Все мероприятия фиксируются договорами, которые заключаются между реализатором (АЗС) и потребителем (компанией). Факт отпуска топлива подлежит отражению в ведомости по форме №16НП. А путевой лист, имеющийся у водителя, обязательно содержит информацию об объеме отпущенного топлива и его марке. На базе законодательных документов не реже раза в месячный период производится выписка сводных ведомостей-счетов для каждого предприятия. Данная бумага содержит сведения о суммарной цене материалов исходя из конкретных марок.

Особенности отпуска продуктов по талонам

Это еще один распространенный вариант реализации продукции. Талон – это особый документ, взятый на определенных условиях. Он является своеобразным подтверждением права на покупку объема ГСМ. Так, талон являет собой тип документации, подтверждающий правомочие покупателя на приобретение топлива. Оно хранится на заправке, пока не будет использовано для заполнения бака автомобиля предприятия. Талон – это не средство платежа, а лишь доказательство факта оплаты.

Топливные смарт-карты и достоинства их применения

Эти продукты являются уникальными и представляют собой пластик, который имеет встроенный чип (микропроцессор). На нем отображаются сведения о некоторых ключевых моментах, которые пригодятся для коммерческой деятельности фирмы:

  • объем продуктов нефти, которые могут быть проданы на заправке;
  • также может присутствовать и другая информация для осуществления расчетных мероприятий.

В связи с этим можно сделать вывод, что этот пластик – лишь технический инструмент учета, а не платежное средство или кредитка.

Вести учет топливных карт в бухгалтерии – значит упростить процесс ведения бухгалтерской деятельности и способствует экономии времени и денег руководства фирмы. Топливные карты классифицируются по двум направленностям:

  • денежные продукты – они включают в себя сведения о сумме, зачисленных на условный счет организации, а также позволяют покупать любые марки горюче-смазочного сырья и сопутствующих товарных позиций и сервисов в рамках АЗС в соответствии с лимитом денег, традиционно отпуск продуктов производится по рыночной стоимости, которая установлена на момент заправки;
  • литровые элементы – по данным пластиковым продуктам можно узнать информацию о количестве литров ГСМ, которые предварительно оплачены организацией, но отпуск ГСМ осуществляется не по рыночной цене, а по стоимости, указанной в договоре, такие карточки классифицируются по типам ГСМ (A92, A95 бензин, А95 Евро, дизельное топливо).

В рамках соглашения, заключаемого между сторонами, предусмотрено требование, связанное с использованием и хранением топливных карточек, а также с видом карты, условиями заправочного процесса, порядком расчетных мероприятий, лимитом расходов, перечнем заправок, которые могут обслуживать данную карту. Также содержится информация о моменте, в который произошел переход прав собственности.

Бухгалтерские проводки на примере

Фото 5

Пусть бюджетная организация 1 августа купила 2 топливные карты:

  • первая (литровая) выдана водителю служебного авто и рассчитана на выдачу 1 тысячи л. бензина (в оплату ее перечислено 30 тыс. рублей);
  • вторая (денежная) выдана водителю фуры для осуществления основной деятельности фирмы и рассчитана на выдачу бензина общей стоимостью 30 тысяч рублей.

19 августа водители принесли авансовые отчеты на заправку 200 л. бензина (по 100 л. 7 и 15 августа). На день заправки стоимость бензина равнялась 27 и 27,5 рублям.

Что такое топливная карта?

Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) автозаправочной станции или топливной компании – это современное техническое средство учета отпуска ГСМ. По сути это не платежное средство, а инструмент строгой отчетности, дающее право владельцу на получение некоторого количества топлива.

Виды карт:

  • лимитированные (на топливную карту вносится какое-то количество бензина, а на определенный период устанавливается предел его расходования);
  • нелимитированные (на топливную карту вносится некоторое количество литров топлива, которое впоследствии выдается владельцу карты в неограниченном литраже в пределах объема, имеющегося на карте).

Также карты бывают: (нажмите для раскрытия)

  • литровые (когда покупается определенное количество литров топлива, и оно выдается вне зависимости от рыночной стоимости ГСМ на день заправки);
  • денежные (пополняется баланс карты, и топливо отпускается по цене, актуальной на день покупки, в пределах суммы средств на карте).

Налоговый учет

Учетной политикой устанавливается, по какой форме трат будет фиксироваться приобретение ТК. НДС с приобретения будет приниматься к учету после этих операций:

  • Принятие ТК к учету.
  • Получение счет-фактуры.
  • Приобретение ТК для выполнения действий, облагаемых НДС.

Траты на топливо относятся к тратам по стандартным направлениям работы. Для снижения налогооблагаемой базы бухгалтер должен выполнить эти действия:

  • Обоснование трат, если они не превышают норму.
  • Подготовка документов, которые подтверждают расходы.
  • Подготовка доказательств того, что топливо приобреталось с целью получения прибыли.

При списании стоимости на затраты выполняется эта проводка:  ДТ20, 23, 26, 44 КТ10-3. Списание себестоимости ГСМ. Проводка выполняется на базе путевого листа.

Бухгалтерский учет и проводки покупки и списания ГСМ по топливным картам

В бухгалтерском учете горюче-смазочные материалы, купленные по топливной карте, приходуются на счет 10 “Материалы” по фактической себестоимости и без учета НДС.

Выделенный в счет-фактуре НДС отражается независимо на счете 19 “НДС по приобретенным ценностям”.

Оприходовано будет горючее в тот же день, когда к фирме перешло право владения на него, поскольку счет 10 предназначен для отображения данных о наличии материалов в собственности компании. Эта дата может быть прописана в договоре. К примеру, датой перехода прав владения на ГСМ может признаваться день фактической оплаты — тогда к счету 10 открываются субсчета “ГСМ в резервуарах поставщика” и “ГСМ в бензобаках автомобилей”.

НДС может быть принят к вычету исключительно по прибытии счета-фактуры от поставщика ГСМ.

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.

Образец акта приема-передачи

Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.

При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.

Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.

Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.

Акт на списание топливных карт: образец

Нелимитированная карта

Фото 6

На нелимитированную топливную карту вносится количество литров каждого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика нефтепродуктов, которое может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений. Покупатель имеет возможность ограничить слив топлива с нелимитированных карт суточным или месячным лимитом на основе заявки. Если объем топлива на нелимитированной карте исчерпан, получение топлива приостанавливается.

Причины остановки операции

Операция по списанию литров с топливной карты может быть остановлена терминалом АЗС только по следующим причинам:

  1. величина запрашиваемого объема топлива превышает остаток на карте или суточный лимит;
  2. карта заблокирована.

Как правило, техническое обеспечение функционирования системы расчетов с помощью топливных карт осуществляет процессинговый центр (процессинговая компания) — центральный пункт сбора информации, в который поступают все сведения с карточных терминалов АЗС. Сведения обрабатываются и в виде актов, отчетов, реестров рассылаются организациям.

Чтобы приобретать бензин по топливным картам, компания должна заключить с процессинговым центром договор поставки топлива или договор на заправку нефтепродуктами автотранспорта с использованием топливных карт. По сути, это смешанный договор. Процессинговый центр выступает в роли эмитента и действует по договорам комиссии с собственником топлива.

В соответствии с названным договором, поставка бензина производится путем его выборки на АЗС поставщика. Список автозаправочных станций приведен в приложении к договору покупателем (держателем карты покупателя).

Учет ГСМ по топливным картам: что такое топливная карта?

Топливная карта – новый способ заправки транспорта без постоянной оплаты топлива. Удобство карт заключается в следующем:

  • Сведения о расходовании бензина хранится на чипе карты в электронной форме;
  • Просмотреть данные об остатке и времени заправки горючего можно в любое время;
  • Карта может оформляться как физическими, так и юридическими лицами;
  • Повышается скорость обслуживания на заправочной станции;
  • При оформлении большего лимита действуют скидки;
  • Отсутствие нужды в отчете по чекам за топливо перед начальством;
  • Упрощение бухгалтерского учета (все данные имеются в личном кабинете владельца карты).

Недостатком приобретения топливной карты является установление заправочными станциями определенного расписания для возможности оплаты топлива картами. Читайте также статью: “Порядок учета нормируемых расходов на предприятии”

Виды топливных карт

Существуют 2 вида топливных карт:

  1. Лимитированные (какое-то количество топлива вносится на карту с целью последующей его выдачи владельцу карты ограниченным литражом на определенный период времени – день, неделю, месяц).
  2. Нелимитированные (какое-то количество топлива вносится на карту, и владелец карты может по договоренности со специализированным сервисом приобрести и потратить любое количество одного вида топлива).

Случаи, когда изготовление топливной карты оплачивается отдельно

В этом случае разрешено списать стоимость карты в расходы (ПБУ 10/99) после ее получения. Учет карты разрешен на вспомогательном счете (например, открыть для этих целей счет 012). Оценка карт, находящихся на подобном счете, условная, к примеру 20 рублей за единицу.

Проводки в этом случае будут выглядеть так:

  1. Д 20 (26, 44) – К 60 (отражение цены топливной карты).
  2. Д 19 – К 60 (отражение НДС с цены ).
  3. Д 68 – К 19 (принятие к вычету налога на добавленную стоимость с цены топливной карты).
  4. Д 012 (условно оцененные карты зачислены на вспомогательный счет).

Расчет количества топлива

По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:

ТС = ОТВ + ТБ – ОТКМ,

где:

ТС – топливо на списание (в литрах),

ОТВ – остатки топлива при выезде машины,

ТБ – топливо в баке машины,

ОТКМ – остатки топлива на конец рабочего дня.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете

Учет топливных карт в бухгалтерском учете

Топливные карты без учета топлива на них, которые покупались за деньги, принимаются к учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости, расходы относят к затратам по обычным видам деятельности на покупку сырья, товаров, материалов и т.д. Для учета затрат на покупку карточек подойдет счет 10.6 “Прочие материалы” (на основании сведений из товарной накладной или из договора на поставку топлива).

Бухгалтерские проводки

Пример учета ГСМ по топливной карте

Фото 7

фирма заключила договор с АЗС на пользование топливной картой и сразу оплатила стоимость карты (118 рублей, включая НДС 18 руб.). Обслуживание карты бесплатное, право собственности на бензин переходит фирме в момент заправки авто. Карта закреплена за КамАЗ-5320, на котором доставляется товар клиентам.

карта была выдана фирме и передана водителю.

на карту был перечислен аванс (5900 рублей, включая НДС 900 рублей).

На протяжении июля водителю было выдано по карте 380 л ДТ стоимостью 15 руб./л, включая НДС 2,29 руб.:

  • 07 — 180 л на 2700 руб. (НДС — 412 руб.);
  • 07 — 200 л на 3000 руб. (НДС — 458 руб.)

На последний день июля () АЗС переслала фирме:

  • счет-фактуру;
  • акт приемки-передачи, где прописаны объем и стоимость выданного ГСМ;
  • отчет по операциям с топливной картой.

Организациями на ОСНО/ЕНВД

Затраты на топливо в компаниях, применяющих одновременно ОСНО и ЕНВД, должны быть распределены, однако расходы на ГСМ, которые относятся только к одному из видов деятельности, не подлежат распределению.

К вычисленной части затрат по тому виду деятельности, которая облагается ЕНВД, нужно прибавить сумму НДС, которую не разрешается принимать к вычету.

Налоговый учет затрат на покупку топливной карты

Вид затрат на приобретение топливных карт должен быть закреплен приказом в учетной политике фирмы:

  • материально-производственные расходы;
  • затраты на содержание автотранспорта;
  • другие производственные затраты, не относящиеся к
  • производственному процессу и продажам.

НДС может быть принят к вычету, если:

  • была получена подтверждающая счет-фактура;
  • с помощью карты осуществляются торговые операции, и их стоимость облагается НДС;
  • топливная карта принята на учет бухгалтерией.

Налогообложение расходов на приобретение карты

В Учетной политике предприятия должно быть утверждено, по какому виду затрат будет отражаться покупка топливной карты (материальные затраты, затраты на содержание авто, прочие затраты на производство и продажи). Читайте также статью: “Как вести бухгалтерский учет топливных карт”

НДС с покупки карт может быть принят к вычету:

  • после принятия карт на учет,
  • после получения счета-фактуры,
  • если карты куплены для осуществления облагаемых НДС операций.

Документальное сопровождение

Если транспорт лишен системы, то путевые листы подтвердят пробег, а справка от бухгалтерии покажет расход топлива.

При наличии только контроля использования ГСМ подтверждением будут путевые листы и бумажные отчеты из системы.

Если в транспорте контролируется только пробег, то заверенные ответственным за эксплуатацию автомобиля бумажные отчеты из системы и бухгалтерская справка будут являться основанием для учета ГСМ.

При оснащении автомобиля системами контроля над пробегом и расходованием ГСМ хватит подписанных отчетов из системы ответственным лицом.

Вопросы и ответы

Источники

Использованные источники информации.

  • https://biznessobzor.ru/spisanie-toplivnyh-kart.html
  • http://ppt.ru/news/143064
  • http://online-buhuchet.ru/uchet-toplivnyx-kart-v-buxgalterskom-uchete/
  • http://online-buhuchet.ru/uchet-gsm-po-toplivnym-kartam/
  • http://znatokdeneg.ru/uslugi-bankov/plastikovye-karty/kak-vesti-uchet-benzina-po-toplivnym-kartam.html
  • https://assistentus.ru/buhuchet/toplivnyh-kart/
Игорь Николаевич
Игорь Николаевич
Используйте поиск на сайте, есть ответ почти на любой ваш вопрос
Задать вопрос

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Онлайн консультация юриста на сайте spravka2.ru
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector