Перед тем, как воспользоваться той или иной статьей, обязательно проконсультируйтесь с квалифицированным юристом. На сайте могут быть статьи 18+.

Как заполнять расходный кассовый ордер

Содержание
  1. Как заполнять расходно-кассовый ордер в банковской сфере
  2. Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера
  3. Часть первая
  4. Часть вторая
  5. Обязательно ли оформление расходного кассового ордера
  6. Как правильно заполнить расходный кассовый ордер
  7. Как выписать РКО
  8. Особенности работы с наличными у ИП
  9. Нужно ли ставить печать на расходном кассовом ордере
  10. Учимся заполнять РКО: алгоритм для бухгалтера (таблица)
  11. Оформленный документ подписывается уполномоченными лицами (главный бухгалтер, руководитель организации или иные должностные лица, имеющие право подписи финансовой документации). Также на учётном документе ставится печать организации с надписью «Оплачено».
  12. Примеры заполнения РКО организацией ООО: Пример заполнения РКО поможет начинающему бухгалтеру выписать корректный документ Форма бланка РКО одинакова для заполнения у предприятия и индивидуальных предпринимателей (разница в наименовании: ИП, ООО. ОАО и т. д.). ИП: Пример заполнения РКО у индивидуального предпринимателя Выдача денег под отчёт Выдача денежных средств под отчёт из кассы с оформлением РКО делается согласно правилам: Выдавать деньги под отчёт сотруднику (либо другому лицу) только в случае полного отчёта по ранее взятым из кассы средствам; Обязательное наличие заявления от подотчётного лица на выдачу денег на неотложные нужды, где сумма должна быть указана цифрами и прописью. Это заявление впоследствии прикладывается к РКО. Выплата заработной платы из кассы предприятия При выдаче заработной платы стоит придерживаться простой инструкции: предварительная подготовка необходимой денежной суммы и расчётной ведомости; перед выдачей денег сотрудник обязан расписаться в расчётной ведомости; подсчёт кассиром в присутствии сотрудника нужной суммы; выдача денег сотруднику; обязательная фиксация в расчётной ведомости выданной и депонированной сумм (при её наличии); выданная сумма отражается в бланке РКО (оформляется один на всю расчётную ведомость); все кассовые документы скрепляются и хранятся вместе. Ошибки в РКО, как и в других кассовых документах, недопустимы. Исправление ошибок допускается только в виде правильно переделанного бланка КО-2. Если ошибка замечена слишком поздно, и исправить её не представляется возможным (например, перепутан порядковый номер РКО), то вся надежда на срок исковой давности (3 года). Это интересно! Об особенностях оформления командировок вы можете узнать из нашей публикации  Можно ли править РКО Перечислим типовые нарушения в оформлении РКО: выдача денег из кассы без должных подписей в бланке РКО (штраф 2–3 тыс. за каждый выявленный факт); незаверенная копия доверенности либо её отсутствие (штраф 2–3 тыс. на должностное лицо). Если выявленный факт ошибки повлёк за собой снижение налоговой базы, то на виновное лицо выписывается штраф от 10 тыс. рублей. Статья Кодекса РФ об административных правонарушениях и статья 120 Налогового кодекса РФ. В каких источниках права приводится образец заполнения расходного кассового ордера Заполнение расходного кассового ордера федеральным законодательством не регламентируется. В постановлении № 88 даны краткие указания, касающиеся применения и заполнения формы РКО: в строке «Основание» ордера должно фиксироваться содержание операции; в строке «Приложение» следует отражать перечень прилагаемых документов. В указании № 3210-У содержится следующая информация о заполнении расходных кассовых ордеров: Кассир проверяет наличие подписи главбуха или бухгалтера, а при их отсутствии – наличие подписи руководителя. При оформлении РКО на бумажном носителе – соответствие подписей образцу. Проверяется соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. Кассир проверяет наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю, указанному в РКО или доверенности. Получатель идентифицируется по документу, удостоверяющему личность, – обычно это паспорт. Кассир сверяет данные о получателе денег в РКО с данными удостоверяющего личность документа. Получатель денежных средств обязательно проставляет подпись на РКО, если ордер составлен в электронном виде, то возможно его подписание электронной подписью. Образец РКО на выдачу в подотчет: из чего состоит документ Глядя на бланк расходно-кассового ордера, можно условно разделить его на три основные части: в первой указываются реквизиты документа; во второй пишется, на какие цели и кому выдаются деньги, с простановкой корреспондирующих счетов и подписей ответственных лиц; в третьей оформляется сама процедура выдачи наличных с подписями исполнителей. Здесь вы можете скачать бланк расходно-кассового ордера по форме КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от № 88. Скачать форму Рассмотрим образец построчного заполнения РКО на подотчет ― какие сведения и как нужно в него вписывать. Исправления при заполнении РКО не разрешаются. Документ должен быть оформлен без ошибок и помарок. В организации руководитель может выполнять функции бухгалтера и кассира. В этом случае рекомендуется издать распорядительный документ о возложении обязанностей бухгалтера на руководителя. Чтобы узнать, какими документами регламентируются правила заполнения расходного кассового ордера, прочитайте статью«Как заполняется расходный кассовый ордер?». Зачем нужен расходный кассовый ордер Расходный кассовый ордер относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему оформляется выдача наличных денежных средств из кассы. Кассовый ордер — это расчетный регистр, он формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. Печать в этом случае не является обязательной и используется только при наличии в организации. Скачать бесплатно бланк расходного кассового ордера в word. Скачать бесплатно образец расходного кассового ордера. Расходный кассовый ордер не должен содержать исправлений, иначе он признается недействительным. Если ошибка допущена, кассовый ордер необходимо сделать заново в правильном варианте. Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России № 3210-У от . Для организаций государственного сектора такое требование закреплено Приказом Минфина от № 52н. Ведение бизнеса также подразумевает формирование кассового ордера для взаимного расчета подотчетного лица и кассира компании. Для чего нужен расходный кассовый ордер? Если возникает необходимость выдать из кассы предприятия наличные средства, это делается по расходному кассовому ордеру, который относится к первичным бухгалтерским документам и имеет унифицированную форму КО-2, которая является общепринятой для всех учреждений (как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей), работающих с наличными деньгами, кроме кредитных организаций. Это утверждено «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», который был принят Советом Директоров Центробанка России в 1993 году. Бланк РКО (расходного кассового ордера) заполняется вручную (хотя возможен и вариант компьютерного заполнения) при выдаче из кассы наличных денег, например, подотчетным лицам. Исправления и ошибки в бланке не допускаются, а если они все же есть, необходимо выписать новый ордер на новом бланке. Ордер заполняется в одном экземпляре бухгалтером, кассиром или лицом, которое уполномочено работать с наличными средствами по письменному приказу руководителя организации. Образец расходного кассового ордера можно найти на нашем сайте. Как заполнить РКО Кассовый ордер заполняют сотрудники бюджетной организации, имеющие отношение к выдаче денежных средств. В интернете есть сайты, которые предлагают заполнить онлайн расходный кассовый ордер, а затем скачать или распечатать его. Мы на примере разберем, как правильно заполнить его самостоятельно. Шаг 1. Заполняем шапку В строке «Организация» прописывается полное наименование организации, а графа «Структурное подразделение» — название подразделения, которое выдало РКО. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк. ОКПО заполняется по данным, присвоенным органом статистики. Номер документа указывается строго по порядку в течение календарного года. В строке «Дата» указывается дата выдачи из кассы. Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит» Эти строки расходного кассового ордера заполняются по утвержденному плану счетов учета. В строке «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются, ставится прочерк. Шаг 3. Вносим информацию о том, кому и зачем выданы деньги Строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги. Строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, на нужды организации и т. п. В строке «Сумма» прописывается сумма прописью. В строке «Приложение» вписываются сведения, которые послужили основанием для выдачи денег из кассы. Шаг 4. Заполняем раздел с личными данными сотрудника, которому выданы деньги Строка «Получил» заполняется собственноручно получателем. Он прописывает сумму прописью, ставит дату и подпись в получении. Ниже требуется указать данные документа, который предъявлен для удостоверения личности. В последней строке кассир или другой ответственный работник ставит свою подпись и расшифровку. Шаг 5. Подпись руководителя РКО подписывает главный бухгалтер и руководитель организации. Готовый образец заполнения расходного кассового ордера 2019 года выглядит так: Скачать Как выписать расходный кассовый ордер Нельзя просто скачать бесплатно бланк расходно-кассового ордера 2019 года и заполнить его. Для этого должно быть законное основание. Для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, и выдачи кассового ордера таким основанием может быть: приказ руководителя о выделении средств для нужд организации; заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств; выдача наличных на командировочные расходы; выдача денег на материальную помощь сотруднику. Расходный кассовый ордер станет основанием для выдачи наличности из кассы. По­лу­чив расходный кассовый ордер, кас­сир про­ве­ря­ет правильность заполнения (п. 6.1 Ука­за­ния): наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя); соответствие сумм, написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам. Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере. ВАЖНО! В Указание Банка России от № 3210-У были внесены изменения Указанием Центрального Банка России от № 4416-У, где сказано, что заявление работника может быть заменено распоряжением руководителя. А расходный кассовый ордер может оформляться в электронном виде с использованием электронной подписи. Основные правила заполнения расходного кассового ордера, примеры Образец заполнения РКО должен соответствовать следующим ключевым критериям: если предприятие не имеет структурных подразделений, в соответствующем пункте формы следует ставить прочерк; нумерация РКО должна соответствовать очередности, установленной в журнале регистрации учетных документов (форме КО-3, введенной постановлением № 88); в графе «Код ОКПО» фиксируются сведения из государственной статистики; дата составления ордера должна соответствовать дате, когда наличные средства были выданы из кассы; сумма прописывается в рублях с использованием запятых, например 100,45 руб.; в графе «Сумма» фиксируется сумма денежных средств, выдаваемых из кассы, прописью, причем количество рублей следует обозначать фразой, начинающейся с заглавной буквы, копейки — цифрами; аналогично правилам, сформировавшимся для графы «Сумма», заполняется графа «Получил». Перечисленные пункты отражают проблемные, дискуссионные моменты, распространенные среди российских бухгалтеров, которые обсуждают те или иные примеры заполнения расходных кассовых ордеров. Заполненный образец РКО-2 вы можете скачать на нашем сайте. Скачать образец РКО Как правильно заполнить расходный ордер? Заполнение расходного кассового ордера требует внимания, аккуратности и знания элементарных требований ведения бухгалтерской документации. Но довольно часто сотрудники пренебрегают правилами и допускают при оформлении кассовой документации непростительные ошибки. Как же именно нужно заполнять РКО? Представляем пошаговую инструкцию для тех, кто работает с наличными средствами и занимается ведением кассовых операций. В заголовке расходного кассового ордера необходимо указать наименование предприятия и его структурного подразделения (если такие имеются, а если нет – в строке «структурное подразделение» ставится прочерк). Графа «Код ОКПО» заполняется согласно данным государственной статистики. Коды присваиваются при регистрации предприятия. Графа «Номер документа» предполагает указание номера ордера по порядку. Нумерация идет непрерывно в течение всего календарного года, и начинается заново с 1 января следующего года. При этом нумерация ордеров должна соответствовать записям в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (унифицированная форма КО-3). В графе «Дата составления» указывается дата выдачи из кассы наличных. Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ, что означает написание числа и месяца двумя цифрами, а года – четырьмя. Например, . Графы «Дебет» и «Кредит» не заполняются в тех организациях, которые применяют упрощенную систему налогообложения. В этом случае их просто нужно оставить пустыми. В графе «Сумма, руб.,коп.» указывается размер выданной из кассы суммы в цифровом формате через запятую. Например, 1678,45 рубля. Графа «Код целевого назначения» заполняется только в том случае, если предприятие использует систему кодов для расхода и прихода средств. В противном случае графу оставляют пустой. В графе «Выдать» необходимо указать фамилию, имя и отчества сотрудника в дательном падеже, которому выдаются деньги. Например, Соколовой Инне Петровне. В графе «Основание» указывается основание для выдачи средств (вид расхода). Например, аванс, под отчет, зарплата, заем. В графе «Сумма» указывается сумма выданных средств прописью. При этом количество рублей пишется с заглавной буквы и с начала строки, а копейки, указываются цифрами. Графа «Приложение» должна содержать перечень первичных документов с датами и номерами, на основании которых производится выдача наличных. Это могут быть распоряжения или приказы (выписки из приказов) руководителя, договора, квитанции или доверенности. Графу «Получил» должен заполнить тот, кто получает наличные. Сумму в этой графе необходимо написать прописью с заглавной буквы, рубли нужно писать прописью, а копейки – цифрами. Под суммой получатель должен поставить свою подпись и дату получения средств. В графу «По» нужно вписать название предъявленного получателем документа (он должен удостоверять личность), его номер, дату и место выдачи. Графа может быть заполнена как получателем средств, так и сотрудником, который осуществляет выдачу наличных. В графе «Выдал» кассир указывает свои данные: фамилию, имя, отчество. Графа должна заполняться только после того, как наличные выданы. Как производится выдача наличных средств? Для получения наличных средств из кассы предприятия необходимо распоряжение руководителя. Оно может быть в форме приказа или заявления на аванс. В ордере эти документы должны быть указаны в графе «Основание» и приложены к расходнику (расходному ордеру) при подшивании кассовых документов. Выдача непосредственно наличных денег возможна только при предъявлении получателем средств паспорта, данные которого записываются бухгалтером. Также допускается получение наличных и по доверенности, но тогда она должна быть составлена по всей форме, а в расходном ордере должны быть указаны данные и того, для кого получают средства, и фактического получателя денег. Кроме того, при получении денег без заявления на аванс, получатель должен оставить расписку с указанием своих паспортных данных и суммы, которая была получена, прописью. В обязанности кассира, выдающего наличные, входит проверка всех первичных документов, на основании которых выдаются деньги, личности получателя, соответствия расходного ордера требованиям ведения кассовой документации (проверить нужно наличие подписи руководителя, главного бухгалтера, печати, соответствия дат). В противном случае выданная сумма может быть признана недостачей и взыскана с ответственного лица – кассира или бухгалтера, ведущего кассу предприятия. Основание в РКО при выдаче в подотчет Как мы уже выяснили, деньги в подотчет могут быть выданы на основании изданного распорядительного документа или заявления подотчетника, подписанного руководителем. Заявление допускается как написать как от руки, так и представить в печатном виде. Оно может иметь примерно такой вид: Директору ООО «Рассвет» М. М. Шиповалову от водителя Ю. В. Звягинцева Заявление Прошу выдать мне 1 000 руб. 00 коп. (одну тысячу рублей) сроком на 10 календарных дней на покупку ГСМ для служебного автомобиля. ______________ Ю. В. Звягинцев Разрешаю Директор ______________М. М. Шиповалов При оформлении РКО в строке для указания основания пишется «под отчет» и указывается документ («заявление») с датой его составления. Форму заявления также рекомендуется утвердить приказом об учетной политике в качестве приложения к положению о расчетах с подотчетными лицами. ВАЖНО! С , на основании того, что работником организации считается человек, работающий как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору, деньги под отчет могут выдаваться также лицам, заключившим гражданско-правовой договор с организацией. Хотите узнать, когда может получить директор деньги в подотчет? Тогда читайте статью«Как правильно выдать деньги в подотчет директору?». Расходно-кассовый ордер как юридическая категория Расходный кассовый ордер (РКО) как отдельная юридическая категория закреплен в РФ постановлением Госкомстата от № 88. Согласно данному правовому акту РКО должны использоваться организациями для выдачи наличных денежных средств из кассы. РКО создаются в 1 экземпляре, подписываются руководителем организации, а также главным бухгалтером либо лицом, имеющим необходимые полномочия. Наименование формы расходного кассового ордера в соответствии с постановлением № 88 — КО-2. По классификатору ОКУД ей соответствует номер 0310002. Бланк РКО вы можете скачать по ссылке. Скачать бланк Особенности заполнения РКО не всегда оформляется для выдачи наличных денег. Регистр формируют и в иных случаях, например, при получении денежных средств по доверенности или выдаче заработной платы. РКО по зарплате может быть выдан отдельно на каждого сотрудника или на группу лиц. Если в организации не много сотрудников, то регистр составляется на каждого по отдельности. Если же работников много, то формируется единый РКО. К регистру составляется перечень сотрудников с указанием сумм заработной платы к выдаче на каждого служащего. Порядок оформления документа таков. По окончании срока действия расчетно-платежной или расчетной ведомости кассир ее проверяет, указывает суммы, подлежащие депонированию, ставит свою подпись и направляет в бухгалтерию. Бухгалтер также сверяет все данные и подписывает документ. Затем формируется РКО на общую сумму выданных денежных средств. Дата его составления — последний день выдачи зарплаты. В ведомости проставляются реквизиты регистра на расход — его номер и дата. Если работник получает наличность по доверенности, это необходимо отобразить в регистре на расход. Бухгалтер не должен делать дубликатов, такие РКО формируются в одном экземпляре. В остальном первичный документ на расход по доверенности заполняется аналогичным образом, что и в общих случаях. Как правильно выдать деньги в подотчет Бухгалтеру при выдаче наличных денег в подотчет по расходному кассовому ордеру необходимо придерживаться определенных правил, установленных порядком ведения кассовых операций (п. 6 указания ЦБ РФ от № 3210-У). Рассмотрим основные действия при выдаче денег: От работника принимается заявление, в котором содержится просьба о выдаче определенной суммы на указанный срок, написанное в свободной форме на имя руководителя. Проверяется решение руководителя, его подпись и дата. Вместо заявления в бухгалтерию может быть передан оформленный распорядительный документ (распоряжение/приказ). Такое заявление (распоряжение/приказ) служит основанием для выдачи денег в подотчет. ВАЖНО! С отсутствие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У). Далее в единственном экземпляре оформляется расходный кассовый ордер. Подписывается бухгалтером или руководителем (если нет бухгалтера и он (руководитель) совмещает должность бухгалтера и руководителя). Оформленный РКО вместе с заявлением передается кассиру, который проверяет все пункты расходника на правильность заполнения, сверяет с документом — основания выдачи. Кассир подготавливает деньги, проверяет личность подотчетника по полученному от него паспорту, передает ему РКО для подписи. После подписи работником кассового ордера кассир выдает деньги и ставит свою подпись в РКО. Затем делается запись в кассовой книге. ВАЖНО! Индивидуальные предприниматели в соответствии с указанием ЦБ РФ № 3210-У с года могут по своему усмотрению не оформлять приходные и расходные ордера и не вести кассовую книгу. Об изменениях, внесенных в порядок расчета с подотчетными лицами в 2019 году, читайте в нашем материале «Последние изменения в подотчете на 2017 год». Вопросы и ответы Источники Использованные источники информации. https://nalog-nalog.ru/kkt_kkm_kassa/kak_zapolnyaetsya_rashodnyj_kassovyj_order_rko/ https://assistentus.ru/forma/rashodno-kassovyj-order/ https://dela.biz/svoy-biznes/5521-rashodnyiy-kassovyiy-order-obrazets-zapolneniya.html https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/zapolnenie_rashodnogo_kassovogo_ordera_v_podotchet_obrazec/ https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/zapolnyaem-raskhodnyy-kassovyy-order http://moyafirma.com/buhgalteriya/rashodnyj-kassovyj-order-dlya-chego-on-nuzhen-i-kak-pravilno-ego-zapolnit.html
  • Выдача денег под отчёт
  • Выплата заработной платы из кассы предприятия
  • Можно ли править РКО
  • В каких источниках права приводится образец заполнения расходного кассового ордера
  • Образец РКО на выдачу в подотчет: из чего состоит документ
  • Зачем нужен расходный кассовый ордер
  • Для чего нужен расходный кассовый ордер?
  • Как заполнить РКО
  • Шаг 1. Заполняем шапку
  • Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит»
  • Шаг 3. Вносим информацию о том, кому и зачем выданы деньги
  • Шаг 4. Заполняем раздел с личными данными сотрудника, которому выданы деньги
  • Шаг 5. Подпись руководителя
  • Как выписать расходный кассовый ордер
  • Основные правила заполнения расходного кассового ордера, примеры
  • Как правильно заполнить расходный ордер?
  • Как производится выдача наличных средств?
  • Основание в РКО при выдаче в подотчет
  • Расходно-кассовый ордер как юридическая категория
  • Особенности заполнения
  • Как правильно выдать деньги в подотчет
  • Вопросы и ответы
  • Источники
  • [no_toc]

    Правильное ведение первичной кассовой документации — важный момент в работе и юридических лиц, и индивидуальных предпринимателей, деятельность которых связана с наличными деньгами. Как правильно заполнить расходный кассовый ордер? Отвечаем на вопрос. Ведение операций с наличными деньгами требует соблюдения строгой кассовой дисциплины, которая предполагает также правильное заполнение первичных кассовых документов. Здесь вы сможете скачать бланк расходного кассового ордера и узнать, как правильно его заполнить. Для чего нужен расходный кассовый ордер? Если возникает необходимость выдать из кассы предприятия наличные средства, это делается по расходному кассовому ордеру, который относится к первичным бухгалтерским документам и имеет унифицированную форму КО-2, которая является общепринятой для всех учреждений (как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей), работающих с наличными деньгами, кроме кредитных организаций. Это утверждено «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», который был принят Советом Директоров Центробанка России в 1993 году. Бланк РКО (расходного кассового ордера) заполняется вручную (хотя возможен и вариант компьютерного заполнения) при выдаче из кассы наличных денег, например, подотчетным лицам. Исправления и ошибки в бланке не допускаются, а если они все же есть, необходимо выписать новый ордер на новом бланке. Ордер заполняется в одном экземпляре бухгалтером, кассиром или лицом, которое уполномочено работать с наличными средствами по письменному приказу руководителя организации. Образец расходного кассового ордера можно найти на нашем сайте. Как производится выдача наличных средств? Для получения наличных средств из кассы предприятия необходимо распоряжение руководителя. Оно может быть в форме приказа или заявления на аванс. В ордере эти документы должны быть указаны в графе «Основание» и приложены к расходнику (расходному ордеру) при подшивании кассовых документов. Выдача непосредственно наличных денег возможна только при предъявлении получателем средств паспорта, данные которого записываются бухгалтером. Также допускается получение наличных и по доверенности, но тогда она должна быть составлена по всей форме, а в расходном ордере должны быть указаны данные и того, для кого получают средства, и фактического получателя денег. Кроме того, при получении денег без заявления на аванс, получатель должен оставить расписку с указанием своих паспортных данных и суммы, которая была получена, прописью. В обязанности кассира, выдающего наличные, входит проверка всех первичных документов, на основании которых выдаются деньги, личности получателя, соответствия расходного ордера требованиям ведения кассовой документации (проверить нужно наличие подписи руководителя, главного бухгалтера, печати, соответствия дат). В противном случае выданная сумма может быть признана недостачей и взыскана с ответственного лица – кассира или бухгалтера, ведущего кассу предприятия. Как правильно заполнить расходный ордер? Заполнение расходного кассового ордера требует внимания, аккуратности и знания элементарных требований ведения бухгалтерской документации. Но довольно часто сотрудники пренебрегают правилами и допускают при оформлении кассовой документации непростительные ошибки. Как же именно нужно заполнять РКО? Представляем пошаговую инструкцию для тех, кто работает с наличными средствами и занимается ведением кассовых операций. В заголовке расходного кассового ордера необходимо указать наименование предприятия и его структурного подразделения (если такие имеются, а если нет – в строке «структурное подразделение» ставится прочерк). Графа «Код ОКПО» заполняется согласно данным государственной статистики. Коды присваиваются при регистрации предприятия. Графа «Номер документа» предполагает указание номера ордера по порядку. Нумерация идет непрерывно в течение всего календарного года, и начинается заново с 1 января следующего года. При этом нумерация ордеров должна соответствовать записям в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (унифицированная форма КО-3). В графе «Дата составления» указывается дата выдачи из кассы наличных. Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ, что означает написание числа и месяца двумя цифрами, а года – четырьмя. Например, 08.02.2014. Графы «Дебет» и «Кредит» не заполняются в тех организациях, которые применяют упрощенную систему налогообложения. В этом случае их просто нужно оставить пустыми. В графе «Сумма, руб.,коп.» указывается размер выданной из кассы суммы в цифровом формате через запятую. Например, 1678,45 рубля. Графа «Код целевого назначения» заполняется только в том случае, если предприятие использует систему кодов для расхода и прихода средств. В противном случае графу оставляют пустой. В графе «Выдать» необходимо указать фамилию, имя и отчества сотрудника в дательном падеже, которому выдаются деньги. Например, Соколовой Инне Петровне. В графе «Основание» указывается основание для выдачи средств (вид расхода). Например, аванс, под отчет, зарплата, заем. В графе «Сумма» указывается сумма выданных средств прописью. При этом количество рублей пишется с заглавной буквы и с начала строки, а копейки, указываются цифрами. Графа «Приложение» должна содержать перечень первичных документов с датами и номерами, на основании которых производится выдача наличных. Это могут быть распоряжения или приказы (выписки из приказов) руководителя, договора, квитанции или доверенности. Графу «Получил» должен заполнить тот, кто получает наличные. Сумму в этой графе необходимо написать прописью с заглавной буквы, рубли нужно писать прописью, а копейки – цифрами. Под суммой получатель должен поставить свою подпись и дату получения средств. В графу «По» нужно вписать название предъявленного получателем документа (он должен удостоверять личность), его номер, дату и место выдачи. Графа может быть заполнена как получателем средств, так и сотрудником, который осуществляет выдачу наличных. В графе «Выдал» кассир указывает свои данные: фамилию, имя, отчество. Графа должна заполняться только после того, как наличные выданы. Что делать с заполненным расходным ордером? Теперь, когда уже понятно, как заполнять расходный кассовых ордер, осталось выяснить, что делать потом с этим документом? И кто подписывает его кроме кассира, выдавшего средства? Расходный ордер подписывает руководитель предприятия или лицо, уполномоченное подписывать такие документы, и главный бухгалтер (все это делается до того, как деньги выдаются на руки получателю). Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия, так как он удостоверяет расход средств и является подтверждением того, что наличные деньги были выданы на законных основаниях и не могут считаться недостачей. Ордер вместе с документами, являющимися основанием для расхода средств, подшивается в кассовую книгу. Он ни в коем случае НЕ ВЫДАЕТСЯ на руки тому, кто получает наличные деньги из кассы. Всё о расходном кассовом ордере: что такое РКО (форма КО-2), нужен ли он, какие правила его оформления, образцы заполнения.

    Содержание

    Как заполнять расходно-кассовый ордер в банковской сфере

    В указаниях Банка России от № 3352-У установлены формы документов, задействованных в кассовых операциях, которые обязательны для применения российскими кредитными организациями. В числе таковых — расходный кассовый ордер, за которым в ОКУД закреплен номер 0402009. Данный документ в целом схож с тем, что применяется юридическими лицами и ИП в общем случае — по форме КО-2. В указаниях № 3352-У также содержится инструкция по заполнению «банковского» варианта РКО.

    Формулировки, содержащиеся в указании № 3352-У, отражают специфику заполнения формы 0402009 в корреляции с требованиями банковского законодательства. Например, в структуре данной формы есть пункт «Символы», в котором необходимо вписывать параметры, фиксирующие отнесение денежных сумм к той или иной категории. В составе формы КО-2 такой пункт отсутствует.

    Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера

    Часть первая

    В начале документа указывается полное наименование предприятия, которое выдает деньги (с указанием его организационно-правовой формы). Затем в «окошко» под названием ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) вписывается соответствующий код (но не обязательно). Далее указывается номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления (она должна совпадать с днем выдачи финансовых средств из кассы).

    Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится –

    • код структурного подразделения, выдающего деньги (при необходимости и только если такая кодировка используется на предприятии),
    • номер бухгалтерского субсчета, по которому проходит учет наличности,
    • код аналитического учета (также по необходимости),
    • кредит (т.е. номер бухгалтерского счета, который отражает выдачу денег),
    • конкретная сумма в рублях (цифрами).

    Часть вторая

    Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.

    Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его наименование, номер и дата составления). В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.

    После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.

    Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк. Затем он же указывает дату получения денег и расписывается. Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному расходно-кассовому ордеру, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.

    Далее в документ вносятся паспортные данные или сведения из любого другого документа, служащего удостоверением личности гражданина, получающего деньги из кассы предприятия и кассир, непосредственно осуществляющий их выдачу, также ставит на «расходнике» свою подпись.

    Обязательно ли оформление расходного кассового ордера

    В соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012 российские организации вправе не использовать формы учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм соответствующих источников. Один из альбомов данного типа включен в структуру постановления № 88, и в нем отражена форма КО-2.

    Вместе с тем в соответствии с тем же источником обязательными остаются формы документов, которые утверждены уполномоченными структурами на основании федеральных законов. Так, в соответствии с п. 4.1 указания Банка России от № 3210-У кассовые операции должны оформляться хозсубъектами посредством расходных кассовых ордеров, соответствующих номеру 031002 по классификатору ОКУД, то есть именно тех, что предусмотрены постановлением № 88.

    В соответствии со ст. 34 закона «О Центральном банке РФ» от № 86 за Банком России закреплено право устанавливать порядок ведения кассовых операций для юрлиц в целом, а также упрощенный порядок — для ИП и субъектов малого бизнеса. Поэтому положениям указания № 3210-У обязаны следовать все налогоплательщики в статусе юрлиц, предприниматели и субъекты малого бизнеса. Таким образом, законодательство предписывает российским организациям использовать именно ту форму расходного кассового ордера, которая установлена постановлением № 88.

    Однако индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов или физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 Указания № 3210-У). Таким образом, если предприниматель учитывает движение средств бизнеса в книгах учета доходов (и расходов), то РКО он может не оформлять.

    Подробнее о кассовой дисциплине читайте здесь.

    Как правильно заполнить расходный кассовый ордер

    Как отмечено выше, этот документ свидетельствует о выдаче денежных средств из кассы. Заполнить бланк КО-2 допускается вручную на отпечатанных бланках либо с помощью компьютерной техники (с обязательным выводом на бумажный носитель). Сделать это не так сложно, как разобраться с тонкостями счетов-фактур на аванс.

    Как выписать РКО

    Расходно-кассовый ордер представляет собой учётный документ, имеющий унифицированную форму ОКУД 0310002 (согласно Постановлению №88 от года). Основанием для расходования наличных средств, исключая выдачу заработной платы, согласно действительных законодательных норм, считают:

    • Приказ руководителя организации о выделении денежных средств для нужд компании;
    • Заявление наёмного сотрудника о выдаче денежных средств под отчёт;
    • Выдача наличных средств на командировочные расходы;
    • Выдача денег, предназначенных наёмному работнику в качестве материальной помощи.

    Выдача наличных средств из кассы предприятия осуществляется на основании расходного кассового ордера. Получив РКЛ, кассир обязан проверить правильность оформления, наличие всех подписей должностных лиц. Также при обработке РКО кассиру предстоит проверить соответствие сумм, написанных в цифровом варианте и прописью. Если по итогам проверки будут выявлены какие-либо замечания (неправильно оформленный документ, отсутствие подписи главного бухгалтера и т.д.), кассир вправе отказать в выдаче наличных.

    Перед тем, как выдать наёмному работнику на руки наличные средства, кассир обязан запросить у получателя паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. После этого он сверяет информацию, указанную в РКО с данными паспортных реквизитов, вписывает в соответствующие графы необходимую информацию. Также на платёжном документе ставится личная подпись лица, который выдал наличные, и печать организации с надписью «Оплачено». После заполнения РКО кассир передаёт средства получателю. Тот обязан пересчитать их, не отходя от кассы, расписаться в РКО.

    Важно! Хотите зарегистрировать ООО? Узнайте, как правильно заполнить и подать заявление Р11001. Подробности в нашей публикации 

    Особенности работы с наличными у ИП

    На документе ставятся подписи трёх сотрудников: руководителя, главного бухгалтера и кассира. В некоторых организациях (ИП) должности могут совмещаться, например, руководитель может исполнять обязанности главного бухгалтера, бухгалтер исполнять обязанности кассира. В таком случае подписи ставятся согласно выполняемым обязанностям: главный бухгалтер расписывается и за себя, и за кассира; директор расписывается и за себя, и за главного бухгалтера (кассира).

    Кассир при выдаче денег из кассы должен следовать пунктам инструкции. Перечислим моменты, на которые стоит обратить внимание:

    • Кассир не имеет права выдать деньги без предварительных подписей директора и главного бухгалтера.
    • Кассир обязан сверить документ (паспорт) лица, получающего деньги, с данными в «расходнике».
    • Обязательно проверяется весь комплект документов, перечисленный в РКО.
    • Стоит убедиться, что получатель денег внимательно пересчитал полученную наличность в присутствии кассира.

    Только теперь кассир со спокойной совестью может поставить свою подпись в РКО о выдаче денег.

    Если деньги из кассы выдаются по доверенности, то кассир обязан приложить к РКО заверенную копию доверенности.

    РКО выписывается бухгалтерией в единственном экземпляре. Регистрация выданных РКО производится в специально журнале (форма КО-3).

    Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов обязателен для всех юридических лиц.

    В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

    Нужно ли ставить печать на расходном кассовом ордере

    Проставлять печать (штамп) на РКО не нужно. Графы «Основание» и «Приложение» в заполненном бланке КО-2 подразумевают наличие документов с печатями. Таким образом, бланк РКО имеет полную юридическую силу без печати.

    Учимся заполнять РКО: алгоритм для бухгалтера (таблица)

     

    Оформленный документ подписывается уполномоченными лицами (главный бухгалтер, руководитель организации или иные должностные лица, имеющие право подписи финансовой документации). Также на учётном документе ставится печать организации с надписью «Оплачено».

    Примеры заполнения РКО организацией

    ООО: Пример заполнения РКО поможет начинающему бухгалтеру выписать корректный документ

    Форма бланка РКО одинакова для заполнения у предприятия и индивидуальных предпринимателей (разница в наименовании: ИП, ООО. ОАО и т. д.).

    ИП: Пример заполнения РКО у индивидуального предпринимателя

    Выдача денег под отчёт

    Выдача денежных средств под отчёт из кассы с оформлением РКО делается согласно правилам:

    1. Выдавать деньги под отчёт сотруднику (либо другому лицу) только в случае полного отчёта по ранее взятым из кассы средствам;
    2. Обязательное наличие заявления от подотчётного лица на выдачу денег на неотложные нужды, где сумма должна быть указана цифрами и прописью. Это заявление впоследствии прикладывается к РКО.

    Выплата заработной платы из кассы предприятия

    При выдаче заработной платы стоит придерживаться простой инструкции:

    • предварительная подготовка необходимой денежной суммы и расчётной ведомости;
    • перед выдачей денег сотрудник обязан расписаться в расчётной ведомости;
    • подсчёт кассиром в присутствии сотрудника нужной суммы;
    • выдача денег сотруднику;
    • обязательная фиксация в расчётной ведомости выданной и депонированной сумм (при её наличии);
    • выданная сумма отражается в бланке РКО (оформляется один на всю расчётную ведомость);
    • все кассовые документы скрепляются и хранятся вместе.

    Ошибки в РКО, как и в других кассовых документах, недопустимы. Исправление ошибок допускается только в виде правильно переделанного бланка КО-2.

    Если ошибка замечена слишком поздно, и исправить её не представляется возможным (например, перепутан порядковый номер РКО), то вся надежда на срок исковой давности (3 года).

    Это интересно! Об особенностях оформления командировок вы можете узнать из нашей публикации 

    Можно ли править РКО

    Перечислим типовые нарушения в оформлении РКО:

    • выдача денег из кассы без должных подписей в бланке РКО (штраф 2–3 тыс. за каждый выявленный факт);
    • незаверенная копия доверенности либо её отсутствие (штраф 2–3 тыс. на должностное лицо).

    Если выявленный факт ошибки повлёк за собой снижение налоговой базы, то на виновное лицо выписывается штраф от 10 тыс. рублей.

    Статья Кодекса РФ об административных правонарушениях и статья 120 Налогового кодекса РФ.

    Фото 1

    В каких источниках права приводится образец заполнения расходного кассового ордера

    Заполнение расходного кассового ордера федеральным законодательством не регламентируется. В постановлении № 88 даны краткие указания, касающиеся применения и заполнения формы РКО:

    • в строке «Основание» ордера должно фиксироваться содержание операции;
    • в строке «Приложение» следует отражать перечень прилагаемых документов.

    В указании № 3210-У содержится следующая информация о заполнении расходных кассовых ордеров:

    • Кассир проверяет наличие подписи главбуха или бухгалтера, а при их отсутствии – наличие подписи руководителя. При оформлении РКО на бумажном носителе – соответствие подписей образцу.
    • Проверяется соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
    • Кассир проверяет наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
    • Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю, указанному в РКО или доверенности. Получатель идентифицируется по документу, удостоверяющему личность, – обычно это паспорт. Кассир сверяет данные о получателе денег в РКО с данными удостоверяющего личность документа.
    • Получатель денежных средств обязательно проставляет подпись на РКО, если ордер составлен в электронном виде, то возможно его подписание электронной подписью.
    Фото 2

    Образец РКО на выдачу в подотчет: из чего состоит документ

    Глядя на бланк расходно-кассового ордера, можно условно разделить его на три основные части:

    • в первой указываются реквизиты документа;
    • во второй пишется, на какие цели и кому выдаются деньги, с простановкой корреспондирующих счетов и подписей ответственных лиц;
    • в третьей оформляется сама процедура выдачи наличных с подписями исполнителей.

    Здесь вы можете скачать бланк расходно-кассового ордера по форме КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от № 88.

    Скачать форму

    Рассмотрим образец построчного заполнения РКО на подотчет ― какие сведения и как нужно в него вписывать.

    Исправления при заполнении РКО не разрешаются. Документ должен быть оформлен без ошибок и помарок. В организации руководитель может выполнять функции бухгалтера и кассира. В этом случае рекомендуется издать распорядительный документ о возложении обязанностей бухгалтера на руководителя.

    Чтобы узнать, какими документами регламентируются правила заполнения расходного кассового ордера, прочитайте статью «Как заполняется расходный кассовый ордер?».

    Зачем нужен расходный кассовый ордер

    Расходный кассовый ордер относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему оформляется выдача наличных денежных средств из кассы. Кассовый ордер — это расчетный регистр, он формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. Печать в этом случае не является обязательной и используется только при наличии в организации.

    Скачать бесплатно бланк расходного кассового ордера в word.

    Скачать бесплатно образец расходного кассового ордера.

    Расходный кассовый ордер не должен содержать исправлений, иначе он признается недействительным. Если ошибка допущена, кассовый ордер необходимо сделать заново в правильном варианте.

    Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России № 3210-У от . Для организаций государственного сектора такое требование закреплено Приказом Минфина от № 52н. Ведение бизнеса также подразумевает формирование кассового ордера для взаимного расчета подотчетного лица и кассира компании.

    Для чего нужен расходный кассовый ордер?

    Если возникает необходимость выдать из кассы предприятия наличные средства, это делается по расходному кассовому ордеру, который относится к первичным бухгалтерским документам и имеет унифицированную форму КО-2, которая является общепринятой для всех учреждений (как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей), работающих с наличными деньгами, кроме кредитных организаций. Это утверждено «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», который был принят Советом Директоров Центробанка России в 1993 году.

    Бланк РКО (расходного кассового ордера) заполняется вручную (хотя возможен и вариант компьютерного заполнения) при выдаче из кассы наличных денег, например, подотчетным лицам. Исправления и ошибки в бланке не допускаются, а если они все же есть, необходимо выписать новый ордер на новом бланке. Ордер заполняется в одном экземпляре бухгалтером, кассиром или лицом, которое уполномочено работать с наличными средствами по письменному приказу руководителя организации. Образец расходного кассового ордера можно найти на нашем сайте.

    Как заполнить РКО

    Кассовый ордер заполняют сотрудники бюджетной организации, имеющие отношение к выдаче денежных средств. В интернете есть сайты, которые предлагают заполнить онлайн расходный кассовый ордер, а затем скачать или распечатать его. Мы на примере разберем, как правильно заполнить его самостоятельно.

    Шаг 1. Заполняем шапку

    В строке «Организация» прописывается полное наименование организации, а графа «Структурное подразделение» — название подразделения, которое выдало РКО. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк.

    ОКПО заполняется по данным, присвоенным органом статистики.

    Номер документа указывается строго по порядку в течение календарного года.

    В строке «Дата» указывается дата выдачи из кассы.

    Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит»

    Эти строки расходного кассового ордера заполняются по утвержденному плану счетов учета.

    В строке «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются, ставится прочерк.

    Шаг 3. Вносим информацию о том, кому и зачем выданы деньги

    Строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги.

    Строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, на нужды организации и т. п.

    В строке «Сумма» прописывается сумма прописью.

    В строке «Приложение» вписываются сведения, которые послужили основанием для выдачи денег из кассы.

    Шаг 4. Заполняем раздел с личными данными сотрудника, которому выданы деньги

    Строка «Получил» заполняется собственноручно получателем. Он прописывает сумму прописью, ставит дату и подпись в получении. Ниже требуется указать данные документа, который предъявлен для удостоверения личности.

    В последней строке кассир или другой ответственный работник ставит свою подпись и расшифровку.

    Шаг 5. Подпись руководителя

    РКО подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

    Готовый образец заполнения расходного кассового ордера 2019 года выглядит так:

    Скачать

    Фото 3

    Как выписать расходный кассовый ордер

    Нельзя просто скачать бесплатно бланк расходно-кассового ордера 2019 года и заполнить его. Для этого должно быть законное основание. Для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, и выдачи кассового ордера таким основанием может быть:

    • приказ руководителя о выделении средств для нужд организации;
    • заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств;
    • выдача наличных на командировочные расходы;
    • выдача денег на материальную помощь сотруднику.

    Расходный кассовый ордер станет основанием для выдачи наличности из кассы. По­лу­чив расходный кассовый ордер, кас­сир про­ве­ря­ет правильность заполнения (п. 6.1 Ука­за­ния):

    • наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
    • соответствие сумм, написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.

    Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.

    ВАЖНО! В Указание Банка России от № 3210-У были внесены изменения Указанием Центрального Банка России от № 4416-У, где сказано, что заявление работника может быть заменено распоряжением руководителя. А расходный кассовый ордер может оформляться в электронном виде с использованием электронной подписи.

    Основные правила заполнения расходного кассового ордера, примеры

    Образец заполнения РКО должен соответствовать следующим ключевым критериям:

    • если предприятие не имеет структурных подразделений, в соответствующем пункте формы следует ставить прочерк;
    • нумерация РКО должна соответствовать очередности, установленной в журнале регистрации учетных документов (форме КО-3, введенной постановлением № 88);
    • в графе «Код ОКПО» фиксируются сведения из государственной статистики;
    • дата составления ордера должна соответствовать дате, когда наличные средства были выданы из кассы;
    • сумма прописывается в рублях с использованием запятых, например 100,45 руб.;
    • в графе «Сумма» фиксируется сумма денежных средств, выдаваемых из кассы, прописью, причем количество рублей следует обозначать фразой, начинающейся с заглавной буквы, копейки — цифрами;
    • аналогично правилам, сформировавшимся для графы «Сумма», заполняется графа «Получил».

    Перечисленные пункты отражают проблемные, дискуссионные моменты, распространенные среди российских бухгалтеров, которые обсуждают те или иные примеры заполнения расходных кассовых ордеров.

    Заполненный образец РКО-2 вы можете скачать на нашем сайте.

    Скачать образец РКО

    Как правильно заполнить расходный ордер?

    Заполнение расходного кассового ордера требует внимания, аккуратности и знания элементарных требований ведения бухгалтерской документации. Но довольно часто сотрудники пренебрегают правилами и допускают при оформлении кассовой документации непростительные ошибки. Как же именно нужно заполнять РКО? Представляем пошаговую инструкцию для тех, кто работает с наличными средствами и занимается ведением кассовых операций.

    • В заголовке расходного кассового ордера необходимо указать наименование предприятия и его структурного подразделения (если такие имеются, а если нет – в строке «структурное подразделение» ставится прочерк).
    • Графа «Код ОКПО» заполняется согласно данным государственной статистики. Коды присваиваются при регистрации предприятия.
    • Графа «Номер документа» предполагает указание номера ордера по порядку. Нумерация идет непрерывно в течение всего календарного года, и начинается заново с 1 января следующего года. При этом нумерация ордеров должна соответствовать записям в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (унифицированная форма КО-3).
    • В графе «Дата составления» указывается дата выдачи из кассы наличных. Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ, что означает написание числа и месяца двумя цифрами, а года – четырьмя. Например, .
    • Графы «Дебет» и «Кредит» не заполняются в тех организациях, которые применяют упрощенную систему налогообложения. В этом случае их просто нужно оставить пустыми.
    • В графе «Сумма, руб.,коп.» указывается размер выданной из кассы суммы в цифровом формате через запятую. Например, 1678,45 рубля.
    • Графа «Код целевого назначения» заполняется только в том случае, если предприятие использует систему кодов для расхода и прихода средств. В противном случае графу оставляют пустой.
    • В графе «Выдать» необходимо указать фамилию, имя и отчества сотрудника в дательном падеже, которому выдаются деньги. Например, Соколовой Инне Петровне.
    • В графе «Основание» указывается основание для выдачи средств (вид расхода). Например, аванс, под отчет, зарплата, заем.
    • В графе «Сумма» указывается сумма выданных средств прописью. При этом количество рублей пишется с заглавной буквы и с начала строки, а копейки, указываются цифрами.
    • Графа «Приложение» должна содержать перечень первичных документов с датами и номерами, на основании которых производится выдача наличных. Это могут быть распоряжения или приказы (выписки из приказов) руководителя, договора, квитанции или доверенности.
    • Графу «Получил» должен заполнить тот, кто получает наличные. Сумму в этой графе необходимо написать прописью с заглавной буквы, рубли нужно писать прописью, а копейки – цифрами. Под суммой получатель должен поставить свою подпись и дату получения средств.
    • В графу «По» нужно вписать название предъявленного получателем документа (он должен удостоверять личность), его номер, дату и место выдачи. Графа может быть заполнена как получателем средств, так и сотрудником, который осуществляет выдачу наличных.
    • В графе «Выдал» кассир указывает свои данные: фамилию, имя, отчество. Графа должна заполняться только после того, как наличные выданы.
    Фото 4

    Как производится выдача наличных средств?

    Для получения наличных средств из кассы предприятия необходимо распоряжение руководителя. Оно может быть в форме приказа или заявления на аванс. В ордере эти документы должны быть указаны в графе «Основание» и приложены к расходнику (расходному ордеру) при подшивании кассовых документов.

    Выдача непосредственно наличных денег возможна только при предъявлении получателем средств паспорта, данные которого записываются бухгалтером. Также допускается получение наличных и по доверенности, но тогда она должна быть составлена по всей форме, а в расходном ордере должны быть указаны данные и того, для кого получают средства, и фактического получателя денег. Кроме того, при получении денег без заявления на аванс, получатель должен оставить расписку с указанием своих паспортных данных и суммы, которая была получена, прописью. В обязанности кассира, выдающего наличные, входит проверка всех первичных документов, на основании которых выдаются деньги, личности получателя, соответствия расходного ордера требованиям ведения кассовой документации (проверить нужно наличие подписи руководителя, главного бухгалтера, печати, соответствия дат). В противном случае выданная сумма может быть признана недостачей и взыскана с ответственного лица – кассира или бухгалтера, ведущего кассу предприятия.

    Основание в РКО при выдаче в подотчет

    Как мы уже выяснили, деньги в подотчет могут быть выданы на основании изданного распорядительного документа или заявления подотчетника, подписанного руководителем. Заявление допускается как написать как от руки, так и представить в печатном виде. Оно может иметь примерно такой вид:

    Директору ООО «Рассвет»

    М. М. Шиповалову

    от водителя Ю. В. Звягинцева

    Заявление

    Прошу выдать мне 1 000 руб. 00 коп. (одну тысячу рублей) сроком на 10 календарных дней на покупку ГСМ для служебного автомобиля.

    ______________ Ю. В. Звягинцев

    Разрешаю

    Директор ______________ М. М. Шиповалов

    При оформлении РКО в строке для указания основания пишется «под отчет» и указывается документ («заявление») с датой его составления. Форму заявления также рекомендуется утвердить приказом об учетной политике в качестве приложения к положению о расчетах с подотчетными лицами.

    ВАЖНО! С , на основании того, что работником организации считается человек, работающий как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору, деньги под отчет могут выдаваться также лицам, заключившим гражданско-правовой договор с организацией.

    Хотите узнать, когда может получить директор деньги в подотчет? Тогда читайте статью «Как правильно выдать деньги в подотчет директору?».

    Расходно-кассовый ордер как юридическая категория

    Расходный кассовый ордер (РКО) как отдельная юридическая категория закреплен в РФ постановлением Госкомстата от № 88. Согласно данному правовому акту РКО должны использоваться организациями для выдачи наличных денежных средств из кассы. РКО создаются в 1 экземпляре, подписываются руководителем организации, а также главным бухгалтером либо лицом, имеющим необходимые полномочия.

    Наименование формы расходного кассового ордера в соответствии с постановлением № 88 — КО-2. По классификатору ОКУД ей соответствует номер 0310002.

    Бланк РКО вы можете скачать по ссылке.

    Скачать бланк

    Особенности заполнения

    РКО не всегда оформляется для выдачи наличных денег. Регистр формируют и в иных случаях, например, при получении денежных средств по доверенности или выдаче заработной платы.

    РКО по зарплате может быть выдан отдельно на каждого сотрудника или на группу лиц. Если в организации не много сотрудников, то регистр составляется на каждого по отдельности. Если же работников много, то формируется единый РКО. К регистру составляется перечень сотрудников с указанием сумм заработной платы к выдаче на каждого служащего.

    Порядок оформления документа таков. По окончании срока действия расчетно-платежной или расчетной ведомости кассир ее проверяет, указывает суммы, подлежащие депонированию, ставит свою подпись и направляет в бухгалтерию. Бухгалтер также сверяет все данные и подписывает документ. Затем формируется РКО на общую сумму выданных денежных средств. Дата его составления — последний день выдачи зарплаты. В ведомости проставляются реквизиты регистра на расход — его номер и дата.

    Если работник получает наличность по доверенности, это необходимо отобразить в регистре на расход. Бухгалтер не должен делать дубликатов, такие РКО формируются в одном экземпляре. В остальном первичный документ на расход по доверенности заполняется аналогичным образом, что и в общих случаях.

    Как правильно выдать деньги в подотчет

    Бухгалтеру при выдаче наличных денег в подотчет по расходному кассовому ордеру необходимо придерживаться определенных правил, установленных порядком ведения кассовых операций (п. 6 указания ЦБ РФ от № 3210-У). Рассмотрим основные действия при выдаче денег:

    1. От работника принимается заявление, в котором содержится просьба о выдаче определенной суммы на указанный срок, написанное в свободной форме на имя руководителя. Проверяется решение руководителя, его подпись и дата. Вместо заявления в бухгалтерию может быть передан оформленный распорядительный документ (распоряжение/приказ). Такое заявление (распоряжение/приказ) служит основанием для выдачи денег в подотчет.

    ВАЖНО! С отсутствие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).

    1. Далее в единственном экземпляре оформляется расходный кассовый ордер. Подписывается бухгалтером или руководителем (если нет бухгалтера и он (руководитель) совмещает должность бухгалтера и руководителя).
    2. Оформленный РКО вместе с заявлением передается кассиру, который проверяет все пункты расходника на правильность заполнения, сверяет с документом — основания выдачи.
    3. Кассир подготавливает деньги, проверяет личность подотчетника по полученному от него паспорту, передает ему РКО для подписи.
    4. После подписи работником кассового ордера кассир выдает деньги и ставит свою подпись в РКО.
    5. Затем делается запись в кассовой книге.

    ВАЖНО! Индивидуальные предприниматели в соответствии с указанием ЦБ РФ № 3210-У с года могут по своему усмотрению не оформлять приходные и расходные ордера и не вести кассовую книгу.

    Об изменениях, внесенных в порядок расчета с подотчетными лицами в 2019 году, читайте в нашем материале «Последние изменения в подотчете на 2017 год».

    Вопросы и ответы

    Источники

    Использованные источники информации.

    • https://nalog-nalog.ru/kkt_kkm_kassa/kak_zapolnyaetsya_rashodnyj_kassovyj_order_rko/
    • https://assistentus.ru/forma/rashodno-kassovyj-order/
    • https://dela.biz/svoy-biznes/5521-rashodnyiy-kassovyiy-order-obrazets-zapolneniya.html
    • https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/zapolnenie_rashodnogo_kassovogo_ordera_v_podotchet_obrazec/
    • https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/zapolnyaem-raskhodnyy-kassovyy-order
    • http://moyafirma.com/buhgalteriya/rashodnyj-kassovyj-order-dlya-chego-on-nuzhen-i-kak-pravilno-ego-zapolnit.html
    Игорь Николаевич
    Игорь Николаевич
    Используйте поиск на сайте, есть ответ почти на любой ваш вопрос
    Задать вопрос

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Онлайн консультация юриста на сайте spravka2.ru
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

    Adblock
    detector